È successo a tutti noi: promettiamo che ci vorranno solo 5 minuti, ma poi, come per magia, l’orologio sembra accelerare e all’improvviso è passata mezz’ora. Succede sempre: quando calcoliamo quanto tempo ci resta per finire il lavoro iniziato, quando siamo pronti per partire, quando dobbiamo fare un acquisto veloce o quando finiamo di leggere i messaggi sul telefono.
Questa incapacità di stimare con precisione quanto tempo ci vorrà ha un nome: errore di pianificazione.
Che cos’è l’errore di pianificazione?
L’errore di pianificazione è la tendenza a sottostimare il tempo necessario per completare un’attività. E non si limita solo all’email da inviare o al tempo necessario per essere pronti a uscire di casa. È costantemente evidente a tutti i livelli.
Nel 1994, gli psicologi della Wilfrid Laurier University, della University of British Columbia e della Waterloo University chiesero agli studenti di stimare quanto tempo avrebbero impiegato per completare i loro progetti di tesi. Scoprirono che il tempo medio stimato per il completamento era di 33,9 giorni, ovvero 21,7 giorni in meno rispetto al tempo medio effettivo. In altre parole, ci volle quasi il doppio del tempo inizialmente stimato.
L’errore di pianificazione spiega anche perché i grandi progetti, dalle ristrutturazioni di case alle release di software ai piani di costruzione, sforano costantemente il budget e restano indietro rispetto alle tempistiche.
Ad esempio, si stimava che la costruzione dell’aeroporto internazionale di Berlino-Brandeburgo avrebbe richiesto cinque anni, ma alla fine ne sono stati necessari 14. L’Opera House di Sydney, la cui durata prevista era di quattro anni, ne ha richiesti 14. E la Sagrada Familia, che originariamente avrebbe dovuto durare qualche decennio, è in costruzione da oltre 140 anni e non è ancora terminata.
Qual è la ragione di questa distorsione?
L’errore di pianificazione va ben oltre una cattiva gestione del tempo. Il problema è che quando pianifichiamo, ci concentriamo sul compito da svolgere, ignorando tutte le interruzioni e le complicazioni che sorgono sempre lungo il percorso.
In altre parole, consideriamo solo scrivere un’email, finire di leggere un messaggio o acquistare un prodotto. Non consideriamo altre email urgenti in arrivo, dieci notifiche in arrivo che catturano la nostra attenzione o trovare una lunga coda alla cassa.
In parte, questo accade perché tendiamo a fare stime eccessivamente ottimistiche, pensando che tutto andrà liscio. Dimentichiamo di essere esposti a mille potenziali imprevisti che possono rallentare il processo, moltiplicando i tempi iniziali. Questo porta ad aspettative estremamente irrealistiche.
Immaginiamo il futuro partendo da una versione idealizzata di noi stessi, in cui siamo altamente efficienti e operiamo concentrati e senza interruzioni. Ignoriamo (opportunamente) distrazioni, eventi imprevisti o persino fattori come i nostri livelli d’energia e motivazione.
Questo bias di positività è spesso combinato anche con la memoria selettiva. In altre parole, quando guardiamo indietro per fare le nostre stime, ricordiamo di più come avremmo voluto che andassero le cose rispetto a come sono andate effettivamente. Se ieri avevi intenzione di controllare solo un paio di email e hai finito per rispondere a tutte nella tua casella di posta un’ora dopo, oggi probabilmente ignorerai questo e penserai: “Questa volta ci vorranno solo 5 minuti”.
Come evitare l’errore di pianificazione?
Sottovalutare sistematicamente il tempo necessario per fare le cose crea una serie di conseguenze disastrose, dallo stress alla costante sensazione di non avere più tempo. Questo può alimentare frustrazione, stress, irritabilità e ansia.
È anche comune per noi pianificare più di quanto possiamo effettivamente inserire in una giornata e pretendere da noi stessi più di quanto siamo in grado di mantenere, il che porta ad avere giornate costantemente piene e promesse non mantenute.
In effetti, l’errore di pianificazione influisce anche sulla nostra credibilità. Quando non rispettiamo regolarmente le scadenze, perdiamo fiducia nelle nostre capacità organizzative, il che riduce la motivazione e mina la nostra autostima. Allo stesso tempo, gli altri si fidano sempre meno di noi.
A questo proposito, ci sono buone e cattive notizie. Non possiamo eliminare completamente l’errore di pianificazione, ma possiamo impedire che sfugga di mano con queste strategie.
1. Aggiungi un po’ di più alla tua previsione, per ogni evenienza
Una tecnica semplice ma efficace è quella di prendere la stima iniziale, moltiplicarla per due… e poi aggiungere un po’ di più. Se pensi che ci vorranno 5 minuti, probabilmente ne serviranno 15. Se pensi di poter fare lo stesso lavoro in 3 ore, stimane invece 6.
Non si tratta di diffidare delle proprie capacità, ma piuttosto di correggere l’eccessivo ottimismo di cui spesso cadiamo preda. Molti project manager professionisti, infatti, applicano sistematicamente questa regola per guadagnare un po’ di tempo ed evitare di generare aspettative irrealistiche.
2. Includere i margini di errore
La legge di Murphy afferma che “tutto ciò che può andare storto, andrà storto”. Non è pessimismo; si chiama negativismo strategico. Lascia sempre spazio per contrattempi e imprevisti. Se non accadono, tanto meglio. Ma se si verificano, non sarai con l’acqua al collo.
Le pianificazioni pianificate nei minimi dettagli sono destinate al fallimento. Se non si lascia spazio tra un’attività e l’altra, ogni piccola deviazione si accumulerà e alla fine ti travolgerà. È consigliabile lasciare almeno il 20-30% della giornata lavorativa non assegnato, come margine di tempo per imprevisti ed emergenze. Non considerarlo tempo “perso”, ma piuttosto un tempo cuscinetto.
3. Adottare una prospettiva esterna
Invece di pensare a quanto tempo impiegherai per completare un compito, pensa a quanto tempo potrebbe impiegare qualcun altro. Questo cambio di prospettiva impedirà al tuo ego di prendere il sopravvento e di stabilire scadenze arbitrarie e troppo strette.
Chiediti: quanto tempo impiegano gli altri a completare compiti simili? Perché pensi che sarai più veloce? Ripensa all’ultima volta che hai completato un compito simile. Quanto tempo ci hai messo? Cerca di rispondere in modo obiettivo.
Infine, ma non meno importante, potresti dover accettare di non poter fare tutto, e va bene così. Parte del problema deriva anche dal cercare di inserire più attività nella nostra agenda di quante ne riusciamo effettivamente a fare. Pensiamo di essere super produttivi, efficienti e veloci… ma alla fine finiamo per sentirci frustrati, esausti o con la sensazione di arrivare sempre al limite.
Imparare a dire “Oggi non ho tempo” o “Ho bisogno di più tempo” non significa arrendersi o essere pigri, ma gestire il proprio tempo e la propria energia in modo maturo e sensato.
Fonte:
Buehler, R.; Griffin, D. & Ross, M. (1994) Exploring the Planning Fallacy: Why People Underestimate Their Task Completion Times. Journal of Personality and Social Psychology; 67(3): 366381.
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