Come stabilire delle priorità quando tutto sembra avere priorità?

Stabilire delle priorità alleggerisce la mente e semplifica la vita. Così possiamo concentrarci su ciò che conta davvero. Tutto questo lo sappiamo. Eppure, quando affrontiamo un nuovo giorno, gli imprevisti e le emergenze ci colpiscono con tutta la loro forza, facendoci dimenticare le nostre priorità. Così terminiamo sommersi in un groviglio di piccoli problemi irrilevanti che diventano buchi neri che risucchiano il nostro tempo e le nostre energie.

Dobbiamo imparare a stabilire delle priorità. Lo sappiamo. Ma come fare a stabilire delle priorità quando tutto sembra urgente? Come stabilire delle priorità quando il mondo ci spinge in un’altra direzione? Come mantenere la rotta se tutti gli imprevisti si presentano come fossero una questione di vita o di morte?

Come stabilire delle priorità quando tutto è urgente?

Per le persone molto esigenti con se stesse e per coloro che hanno difficoltà a delegare, l'”opzione predefinita” è solitamente quella di farsi carico di ogni cosa. Dare priorità a tutto. Ovviamente, è una pessima scelta perché l’esaurimento finirà per bussare alla nostra porta prima o poi.

Tuttavia, in un mondo frenetico in cui tutto sembra urgente – ma poche cose lo sono realmente – imparare a evitare il caos e assegnare a ogni compito la rilevanza che merita è un’abilità essenziale se non vogliamo finire sopraffatti, stressati e frustrati.

• Assumere che non dobbiamo essere in grado di fare tutto

Viviamo nella società della stanchezza, fondamentalmente perché ognuno di noi porta con sè il proprio “campo di lavori forzati”, parafrasando il filosofo Byung-Chul Han. Ci autosfruttiamo credendo che ci stiamo realizzando, ma in realtà riusciamo solo a portare noi stessi al limite, fisico e mentale.

Certo, sovraccaricarci di attività può farci sentire dei supereroi. L’idea di farcela con tutto suona bene. Ma non è sostenibile a lungo termine. Pertanto, il primo passo per stabilire delle priorità è smettere di esigere così tanto da noi stessi e riconoscere che non possiamo fare tutto, e non è neppure necessario. Significa ammettere che siamo umani e che molti dei compiti che svolgiamo quotidianamente probabilmente non contribuiscono al nostro benessere.

• Sviluppare una visione globale

Da molto tempo l’incertezza ha messo le radici nelle nostre vite. Ed è probabile che sia la nostra compagna di viaggio per molto tempo ancora. A causa dell’incertezza, ciò che è importante oggi potrebbe essere irrilevante domani. Pertanto, è opportuno prendere atto che spesso ci manca una prospettiva ampia e di lungo termine.

Se osserviamo una cosa sola, accecati dalle circostanze attuali, è probabile che gli diamo più importanza di quanto meriti. Per sfuggire a questa trappola, la chiave è la relatività. Guardarci intorno. Cercare di vedere le cose da una prospettiva più ampia. Non dobbiamo concentrarci solo su ciò che sta accadendo ora, ma guardare oltre. Quanto sarà importante quell’attività tra un’ora, domani o la prossima settimana? O anche: quanto è importante nel nostro progetto di vita?

• Distinguere ciò che è urgente da ciò che ha la priorità

Presi nel ritmo vertiginoso della vita quotidiana, è facile finire per confondere ciò che è urgente con ciò che è importante e stabilire delle priorità sbagliate. Pertanto, conviene tenere sempre a mente le cose che sono veramente importanti nella vita e alle quali bisogna dare la priorità.

La parola urgente deriva dal latino urgens o urgentis, quindi si riferisce a ciò che stimola o provoca fretta. Tuttavia, tutto ciò che ci preme – o tutto ciò che ci viene detto essere urgente – non è necessariamente importante e, ovviamente, non dobbiamo dargli la priorità. Fare un elenco delle cose veramente importanti e dargli un ordine di priorità ci permetterà di confrontarle con quelle urgenti e decidere rapidamente quale livello di priorità possiamo dargli nella nostra vita.

• Considerare altre possibilità oltre a “sì” e “no”

Uno dei problemi principali quando si tratta di stabilire delle priorità è che è molto difficile dire di no. Certo, è difficile dire di no alle persone che amiamo o ai nostri superiori, ma non dobbiamo dimenticare che tra il “sì” e il “no” c’è una vasta gamma di possibilità.

“Sì” è la risposta più appropriata quando qualcosa è ovviamente urgente, importante e prioritario. “No” è la risposta a tutti quei compiti che non ci corrispondono, non sono importanti o con i quali semplicemente non vogliamo comprometterci perché non rientrano nelle nostre priorità.

Ma ci sono altre alternative che potremmo considerare:

1. Procrastinare. Sono quei compiti che potremmo svolgere, ma non immediatamente. Basta quindi spiegare alla persona che vorremmo farci carico della cosa, ma che in questo momento non possiamo. Possiamo invece dirgli quando saremo disponibili.

2. Collaborare. Sono quei compiti che non siamo disposti ad assumerci interamente, ma a cui possiamo contribuire. In questi casi basta spiegare che siamo felici di aiutare, purché l’altra persona collabori.

3. Soluzione alternativa. Sono quei compiti che non possiamo assumere in alcun modo, ma possiamo contribuire in qualche modo alla loro soluzione, ad esempio consigliando un esperto o un software che possano fare parte del lavoro.

Infine, dobbiamo tenere a mente che le persone intorno a noi potrebbero non essere pienamente consapevoli dello sforzo che stiamo facendo. Dopotutto, è facile nuotare fuori dall’acqua. Pertanto, è probabile che dobbiamo “educare” anche loro, soprattutto se siamo sempre stati a loro disposizione e per noi è sempre stato difficile dire di no.