Una guida pratica per gli psicologi che desiderano digitalizzare la propria attività

Arriva un momento nella vita professionale di ogni psicologo che lavora in uno studio privato in cui il sistema utilizzato finora smette di funzionare. Non perché si guasti improvvisamente, ma perché lo studio è cresciuto, la gestione degli appuntamenti si è fatta più complessa e sono arrivati ​​i pazienti online, quindi il quaderno, il foglio di calcolo Excel o il gruppo WhatsApp non bastano più a gestire tutto.

Quel momento è il segnale inequivocabile che è necessario digitalizzare il proprio studio. E se vi trovate in questa situazione, o volete prepararvi prima che il caos prenda il sopravvento, sappiate che esistono strumenti in grado di supportarvi e semplificare notevolmente questo processo.

Cosa significa davvero digitalizzare uno studio? Digitalizzare uno studio non significa semplicemente caricare gli appunti su Google Drive, trasferire l’agenda sul calendario del telefono o riprogrammare un appuntamento tramite WhatsApp. Questo significa semplicemente spostare la carta su uno schermo. La vera digitalizzazione implica ripensare il flusso di informazioni all’interno dello studio e individuare quali parti di questo flusso possono essere automatizzate, in modo da non dover monitorare costantemente tutto.

Uno studio medico digitalizzato permette di accedere alle cartelle cliniche di ogni paziente ovunque e in qualsiasi momento. Gli appuntamenti vengono programmati automaticamente, i promemoria inviati automaticamente e i pagamenti registrati senza dover prendere appunti su un quaderno separato. Il risultato non si misura solo in termini di organizzazione, ma anche in termini di risparmio di tempo e riduzione dello stress mentale.

Da dove iniziare senza farsi sopraffare?

L’errore più comune nella digitalizzazione di uno studio è cercare di fare tutto in una volta: scegliere e abbonarsi alla piattaforma, imparare tutte le funzioni e caricare le vecchie cartelle cliniche, tutto nello stesso fine settimana. Questo non farà altro che generare ulteriore stress.

L’approccio più saggio è iniziare affrontando l’area che causa maggiori problemi nel lavoro quotidiano. Per la maggior parte degli psicologi, quest’area è la gestione degli appuntamenti, a causa di cancellazioni dell’ultimo minuto, messaggi di conferma o tempo perso tra una seduta e l’altra per gestire gli orari. Iniziando da lì, si vedranno risultati molto rapidamente, e questo darà la sicurezza necessaria per proseguire.

Una volta che la gestione degli appuntamenti funziona senza intoppi, il passo successivo naturale è la cartella clinica del paziente. Avere le note delle sedute in un luogo organizzato, accessibile e sicuro cambia completamente il modo in cui ci si prepara per gli appuntamenti e si segue la terapia.

Il calendario digitale come fulcro

Tutto ciò che accade durante una consultazione passa attraverso il calendario. È il primo punto di contatto con il paziente, lo strumento di pianificazione del tempo dello psicologo e il punto di partenza per tutto ciò che segue una prenotazione.

Un calendario digitale ben configurato può ricevere richieste di appuntamento al di fuori dell’orario di ufficio, inviare promemoria automatici uno o due giorni prima di ogni seduta, consentire ai pazienti di confermare o riprogrammare senza intermediari e distinguere tra appuntamenti in presenza e online. Tutto questo senza che sia necessario alcun intervento manuale da parte vostra.

Questo livello di organizzazione ha un impatto quasi immediato sulla partecipazione agli appuntamenti. Quando un paziente riceve un promemoria, è meno probabile che si dimentichi di presentarsi e, se non può venire per qualsiasi motivo, è anche più probabile che annulli l’appuntamento con largo anticipo. Questo tempo recuperato, accumulato settimana dopo settimana, si traduce in un reddito reale e in un minor rischio di burnout.

La cartella clinica digitale

Questo è il punto che genera maggiore resistenza tra gli psicologi che prendono in considerazione la digitalizzazione del proprio studio, il che è del tutto comprensibile, dato che la cartella clinica è il cuore dello studio, dove sono conservate le informazioni più sensibili di ciascun paziente. Pertanto, la sua conversione in formato digitale viene percepita come un rischio.

Tuttavia, la verità è che anche una cartella clinica cartacea non è esente da rischi. Può essere smarrita o danneggiata, ed è persino possibile che qualcuno vi acceda senza autorizzazione. Una cartella clinica digitale su una piattaforma con crittografia adeguata, accesso tramite password e backup automatico offre un livello di sicurezza che la carta non può garantire.

L’importante è scegliere la piattaforma giusta. Verificare che sia conforme agli standard di sicurezza riconosciuti, che le informazioni siano conservate con una reale protezione e che l’accesso sia limitato.

In Messico, ad esempio, la Legge federale sulla protezione dei dati personali detenuti da soggetti privati ​​stabilisce responsabilità specifiche per coloro che trattano informazioni sensibili, come i dati clinici. In Spagna, il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) definisce anch’esso come e chi deve gestire questo tipo di informazioni. Pertanto, è fondamentale assicurarsi che la piattaforma scelta sia conforme alle normative vigenti nel Paese in cui si opera.

Pagamenti e fatturazione senza problemi

L’aspetto finanziario di uno studio professionale è spesso il più trascurato e, se non organizzato, genera caos e problemi. Pagamenti non registrati, saldi insoluti dimenticati, pazienti che richiedono ricevute e che bisogna rintracciare per scoprire quando e quanto hanno pagato.

Una piattaforma che integra e registra i pagamenti all’interno dello stesso flusso di lavoro di consultazione elimina questo problema. Ogni sessione è collegata al relativo pagamento, consentendo di visualizzare a colpo d’occhio chi ha un saldo insoluto e chi è in regola con i pagamenti. Se un paziente necessita di una ricevuta, questa sarà disponibile in un batter d’occhio.

Per gli psicologi che emettono ricevute e lavorano con pazienti che deducono le spese sanitarie, avere questa documentazione organizzata semplifica notevolmente anche il lavoro a fine anno, quando è il momento di preparare la dichiarazione dei redditi.

Assistenza ibrida senza compromessi

Nel 2020, all’inizio della pandemia di Covid-19, il 97% degli psicologi ha integrato la terapia online. Attualmente, l’89% di questi professionisti continua a offrire questo tipo di consulenza e il 67% lavora con un modello ibrido, secondo l’APA.

Alcuni pazienti si recano in studio, altri preferiscono solo le sessioni in videochiamata e altri ancora alternano le due modalità a seconda della settimana. Gestire questa varietà senza rinunciare a nulla richiede un sistema che consideri tutte le modalità fin dall’inizio.

Una buona piattaforma di gestione clinica consente di differenziare le tipologie di appuntamento fin dal momento della prenotazione, di mantenere una cartella clinica unificata indipendentemente dalla modalità di sessione e, in alcuni casi, di integrare direttamente le videochiamate, evitando al paziente di dover aprire un’applicazione separata.

L’esperienza del paziente migliora notevolmente quando tutto scorre senza intoppi. E questa fluidità dice molto anche sulla professionalità dello psicologo dall’altra parte. Pertanto, digitalizzare il proprio studio non solo fa risparmiare tempo, ma permette anche di proiettare un’immagine più affidabile e competente.

Cosa bisogna cercare in una piattaforma prima di sceglierla?

Non tutte le opzioni sul mercato sono adatte a ogni tipo di psicologo. Esistono piattaforme molto robuste progettate per studi con più professionisti e opzioni più semplici pensate per chi ha un singolo studio. Prima di decidere, è opportuno considerare alcuni dettagli.

-Quanti pazienti attivi hai attualmente e quanti prevedi di averne tra un anno?
-Ricevi i pazienti da solo o condividi lo studio con altri colleghi?
-Hai bisogno di un sistema di fatturazione integrato o preferisci gestirlo separatamente?
-I tuoi pazienti preferiscono essere contattati tramite WhatsApp o sono disposti a interagire attraverso una piattaforma?

In questo modo, puoi filtrare le opzioni ed evitare di pagare per funzionalità che non utilizzerai, o al contrario, evitare di ritrovarti con uno strumento non adatto al tuo studio o che non può crescere al tuo ritmo.

Le prove gratuite esistono per un motivo. Quasi tutte le piattaforme specializzate offrono un periodo di prova gratuito. Questo tempo è prezioso, quindi è meglio usarlo con saggezza. Registrarsi e semplicemente esplorare le schermate non è sufficiente; ciò che ti dirà veramente se uno strumento è adatto al tuo studio è utilizzarlo con un carico di lavoro reale.

Carica gli appuntamenti per la settimana successiva. Prova il flusso di lavoro per la presa di appunti dopo una seduta. Simula un pagamento. Invia un promemoria di prova. Verifica come appare tutto su un telefono cellulare.

Se, dopo una settimana di utilizzo pratico, lo strumento ha semplificato la tua routine quotidiana, è un buon segno e potresti essere pronto a integrarlo completamente nella tua pratica clinica. D’altra parte, se ha creato più problemi di quanti ne avesse già, probabilmente non è quello giusto e dovresti continuare a cercare.

La digitalizzazione è una scelta, non una moda. C’è una differenza sostanziale tra usare uno strumento perché lo fanno tutti e adottarlo perché risolve un problema specifico nella tua pratica. Il secondo motivo è quello che conta.

Gli psicologi che digitalizzano il loro studio con piena consapevolezza, scegliendo gli strumenti giusti e dedicando tempo ad imparare a usarli, ottengono uno studio più organizzato, redditizio e sostenibile. Non perché la tecnologia sia magica, ma perché questa organizzazione libera energie che prima venivano impiegate per risolvere problemi amministrativi.

E quell’energia, in un lavoro emotivamente impegnativo come quello di supportare gli altri nei loro processi emotivi, non è un lusso, ma una necessità.

Fonte:

Page, C. et. Al. (2024) Telehealth and hybrid practice are here to stay. Monitor on Psychology; 55(6): 17.