La pianificazione intelligente

Aggiornato: 25/03/2024 da Jennifer Delgado | Pubblicato: 03/02/2014

Molte persone pensano che pianificare le attività che devono fare il giorno dopo o la settimana seguente sia completamente inutile, una perdita di tempo. Queste persone tendono a gestire tutte le attività nella loro mente e per questo, spesso, al termine della giornata lavorativa o della settimana si rendono conto che non hanno realizzato alcune cose importanti. In realtà, programmare il lavoro è quasi tanto importante quanto realizzarlo. 

Esistono altre persone che comprendono l’importanza della pianificazione ma assumono questa
attività nel senso più stretto del termine. Sono quelli per i quali pianificare un viaggio significa comprare i biglietti e prenotare l’auto a noleggio con molto anticipo. 

Tuttavia, pianificare non significa solo decidere cosa andremo a fare e quando, ma significa anche comprendere l’attività e prepararsi ad affrontarla. Si tratta di fare una pianificazione intelligente. Riprendendo l’esempio del viaggio, la pianificazione intelligente includerà
alcune escursioni turistiche nel luogo di destinazione e anche piani di emergenza nel caso in cui qualcosa non dovesse funzionare. 

La pianificazione intelligente ci permette di fare di più e in meno tempo e, cosa ancor più importante, con uno sforzo minore.  

I passi fondamentali per realizzare una pianificazione intelligente sono: 

1. Creare un ordine di priorità con le attività. Durante il giorno dobbiamo fare molte cose ma non tutte sono imprescindibili e neppure importanti. Dovremo ripassare l’agenda, eliminare tutte quelle attività che implicano solo una perdita di tempo e riorganizzare le attività davvero
   importanti. 
2. Determinare quando è il momento più adeguato per fare le cose. Per ognuno di noi vi sono determinate fasce orarie della giornata durante le quali siamo più produttivi. Sono quelle ore in cui abbiamo la mente lucida e nelle quali siamo più creativi. Insomma, dovremo
   organizzare la nostra agenda in modo tale che le attività importanti coincidano con questi momenti della giornata. Le attività meno importanti, come andare al supermercato, rispondere alle email o leggere il giornale, si possono spostare nelle ore in cui la produttività diminuisce. 
3. Anticipare i problemi. La flessibilità per il cambiamento e la possibilità di anticipare le difficoltà, sono essenziali per la produttività. Non sempre possiamo seguire la pianificazione alla lettera, in questo caso, necessiteremo di avere un piano d’emergenza che ci permetta di riorganizzare le attività adattandole alle nuove esigenze. Per esempio, quante volte avete pensato di portare a termine diverse attività ma siete stati interrotti da una enorme quantità di lavoro extra? In questi casi è sempre meglio avere un piano B che ci aiuti ad essere più produttivi, anche se non stiamo realizzando le attività che avevamopianificato.
4. Pianificare poche attività. Non dobbiamo sovraccaricarci di cose da fare. Dovremo tenere sempre presente che sorgeranno degli imprevisti e che probabilmente alcuni di questi saranno urgenti. L’ideale sarebbe elaborare una lista di attività meno ambiziose e se la giornata procede bene, sarà sempre possibile aggiungere delle attività al nostro programma.
5. Iniziare la giornata con una attività importante ma facile da realizzare. La prima attività che affronteremo alla mattina presto determinerà lo spirito della giornata. A volte, quando questa va male, sentiamo come se ci fossimo rovinati la giornata, l’umore peggiora e anche la produttività viene condizionata negativamente. Risulta molto più efficace scegliere come prima attività qualcosa di semplice da fare così da trasformarla in un incentivo.