La pianificazione intelligente

Molte persone pensano che pianificare le attività che devono fare il giorno dopo o la
settimana seguente sia completamente inutile, una perdita di tempo. Queste
persone tendono a gestire tutte le attività nella loro mente e per questo,
spesso, al termine della giornata lavorativa o della settimana si rendono conto
che non hanno realizzato alcune cose importanti. In realtà, programmare il lavoro è quasi tanto
importante quanto realizzarlo.

Esistono altre persone che comprendono l’importanza della
pianificazione ma assumono questa
attività nel senso più stretto del termine. Sono quelli per i quali pianificare
un viaggio significa comprare i biglietti e prenotare l’auto a noleggio con
molto anticipo.

Tuttavia, pianificare
non significa solo decidere cosa andremo a fare e quando, ma significa anche
comprendere l’attività e prepararsi ad affrontarla. Si tratta di fare una
pianificazione intelligente. Riprendendo l’esempio del viaggio, la pianificazione intelligente includerà
alcune escursioni turistiche nel luogo di destinazione e anche piani di emergenza
nel caso in cui qualcosa non dovesse funzionare.

La pianificazione intelligente ci permette di fare di più
e in meno tempo e, cosa ancor più importante, con uno sforzo minore.

I passi fondamentali per realizzare una pianificazione
intelligente sono:

1.
Creare un ordine di priorità con le attività. Durante il giorno
dobbiamo fare molte cose ma non tutte sono imprescindibili e neppure
importanti. Dovremo ripassare l’agenda, eliminare tutte quelle attività che
implicano solo una perdita di tempo e riorganizzare le attività davvero
importanti.

2. Determinare quando è il momento più
adeguato per fare le cose. Per ognuno di noi vi sono determinate fasce
orarie della giornata durante le quali siamo più produttivi. Sono quelle ore in
cui abbiamo la mente lucida e nelle quali siamo più creativi. Insomma, dovremo
organizzare la nostra agenda in modo tale che le attività importanti coincidano
con questi momenti della giornata. Le attività meno importanti, come andare al
supermercato, rispondere alle email o leggere il giornale, si possono spostare
nelle ore in cui la produttività diminuisce.

3.
Anticipare i problemi. La flessibilità per il cambiamento e la
possibilità di anticipare le difficoltà, sono essenziali per la produttività.
Non sempre possiamo seguire la pianificazione alla lettera, in questo caso,
necessiteremo di avere un piano d’emergenza che ci permetta di riorganizzare le
attività adattandole alle nuove esigenze.

Per esempio, quante volte avete pensato di portare a
termine diverse attività ma siete stati interrotti da una enorme quantità di
lavoro extra? In questi casi è sempre meglio avere un piano B che ci aiuti ad
essere più produttivi, anche se non stiamo realizzando le attività che avevamo
pianificato.

4.
Pianificare poche attività. Non dobbiamo sovraccaricarci di cose da
fare. Dovremo tenere sempre presente che sorgeranno degli imprevisti e che probabilmente
alcuni di questi saranno urgenti. L’ideale sarebbe elaborare una lista di
attività meno ambiziose e se la giornata procede bene, sarà sempre possibile
aggiungere delle attività al nostro programma.

5.
Iniziare la giornata con una attività importante ma facile da realizzare. La
prima attività che affronteremo alla mattina presto determinerà lo spirito
della giornata. A volte, quando questa va male, sentiamo come se ci fossimo
rovinati la giornata, l’umore peggiora e anche la produttività viene
condizionata negativamente. Risulta molto più efficace scegliere come prima attività
qualcosa di semplice da fare così da trasformarla in un incentivo.